Souvent, les personnes voient la délégation comme un aveu d’impuissance ou une perte de pouvoir. Pour certains, déléguer des tâches à une autre personne constituerait même un échec personnel. Contrairement aux idées préconçues, la délégation n’est pas aussi mauvaise. Au contraire, elle est synonyme de partage, de collaboration et surtout une marque de confiance envers la personne délégataire. Il convient toutefois de noter que la délégation ne doit pas être faite par manque d’organisation ou de temps. Si vous déléguez une tâche ennuyeuse ou ingrate juste pour vous en défaire, vous ne serez pas un bon manager. Vous devez déléguer les tâches dans le but de responsabiliser vos collaborateurs et de les aider à monter en compétence.

 

Pourquoi déléguer est-il important ?

Pour pouvoir apprendre à déléguer, il est important de comprendre l’importance de la délégation. En déléguant une partie de vos tâches à une autre personne, vous gagnez non seulement du temps, mais favoriserez également le travail d’équipe. Pour vos collaborateurs, la délégation de tâches leur offre plus d’autonomie et les rend plus polyvalents. En effet, ils ne se cantonneront plus à la routine, mais se verront avoir de nouvelles attributions. Ces dernières leur permettront de monter en compétence et de s’adapter à un nouveau rythme de travail. La délégation ne s’improvise cependant pas. Vous devez bien vous préparer et encadrer vos collaborateurs pour que tout se passe bien.

 

Déléguer permet également d'améliorer vos qualifications. Vous avez tendance à oublier, mais dans ce monde où règne la concurrence, la clé du succès reste le niveau de savoir et de compétences. De manière générale, les augmentations et les promotions ne sont pas attribuées en fonction de votre travail, mais de vos compétences. Aussi, quand vous déléguez une tâche à une autre personne, vous obtenez un peu de temps pour améliorer votre niveau de compétence.

 

Conseil n°1 : Bien s’organiser

La délégation de tâches nécessite une bonne organisation. Vous devez déterminer dès le départ les tâches que vous voulez garder et celles que vous allez déléguer à une tierce personne. Pour ce faire, ayez d’abord en tête tous vos points forts. Posez-vous ensuite la question suivante : quelles tâches sont directement liées au succès de l’entreprise ? Une fois déterminées, vous serez en charge de garder ces tâches dans vos attributions. Vous pouvez ensuite déléguer le reste à vos collaborateurs. Pour mieux vous organiser, n’hésitez pas à faire une liste de toutes vos tâches quotidiennes. De cette manière, vous pourrez avoir un aperçu sur vos attributions réelles et ne serez plus aussi submergé par le travail.

 

Conseil n°2 : Mettre en place un plan d'action

Dans le cadre de la délégation, il est important de savoir ce que vous voulez et ce que vous attendez d’autrui. Si cela est nécessaire, mettez en place un plan détaillé de la répartition des tâches. Informez ensuite vos collaborateurs sur ce que vous attendez réellement d’eux. Vous devez être en mesure de leur expliquer point par point vos attentes. Sachez que si personne ne fait les choses comme vous, c’est parce que personne ne comprend vos réelles attentes. Aussi, pensez à créer un processus clair pour que vos collaborateurs puissent facilement se retrouver. Ce processus doit mentionner le résultat escompté et les étapes à suivre pour y arriver.

 

Conseil n°3 : Savoir gérer son obsession pour le contrôle

Le problème réside surtout dans la difficulté de déléguer les tâches. Vous avez du mal à vous libérer des tâches qui vous sont assignées ? La première étape pour apprendre à déléguer sera d’admettre que vous êtes un maniaque du contrôle. Vous devez essayer d’accorder moins de pouvoir à vos décisions et de faire plus confiance aux autres. Ayez en tête que vos collaborateurs ont les compétences nécessaires pour mener à bien un projet. Essayez de leur faire un peu confiance, vous verrez les résultats.

 

Notez cependant qu’être un maniaque du contrôle n’est pas tout à fait un point négatif dans une entreprise. Vous pourrez très bien exploiter cette qualité pour monter les échelons dans la société. En étant pointu et perfectionniste sur l’exécution des tâches, vous aurez une bonne réputation auprès de la direction. Vous pourrez alors accéder facilement à un poste de gestion. Quand vous atteindrez ce poste, essayez d’atténuer votre manie et offrez-vous du temps pour respirer un peu.

 

Conseil n°4 : Changer sa façon de voir les choses

En renonçant à vous occuper d’une tâche, vous pensez sans doute que vos collaborateurs n’arriveront pas à gérer la situation ? Vous commencez à vous poser des questions : seront-ils capables de le faire ? Procéderont-ils comme je le fais d'habitude ? Ce sont ces excuses qui vous bloquent dans la délégation des tâches. Vous avez du mal à faire confiance aux autres, là se trouve le véritable problème.

 

Pour apprendre à déléguer, vous devez pourtant donner une chance aux membres du personnel pour qu’ils fassent leurs preuves. Il se peut que les autres ne procèdent pas de la même manière que vous le faites. Cependant, leur méthode peut être aussi efficace que la vôtre. D’ailleurs, cette nouvelle technique pourrait apporter un peu de fraîcheur dans la société. Alors, au lieu de vous demander si les autres seront capables de faire une tâche, dites-vous qu’ils ont droit à une chance. Vous verrez ensuite ce que cela va donner.

 

Sachez qu’il est indispensable d’apprendre à déléguer. Confier une tâche à une personne ayant moins d’expérience que vous est un risque à prendre. Cela vous permettra de construire une relation de confiance et lui apprendre à être responsable. De même, votre collègue pourra évoluer petit à petit. Notez que tout cela ne l'empêchera pas de fournir un bon travail. Autrefois, vous étiez aussi à sa place, alors n’ayez pas peur de déléguer pour qu’il puisse évoluer tut comme vous.

 

Conseil n°5 : Apprendre à responsabiliser son entourage

S’il y a un point important dans la délégation de tâches, c’est sans doute la responsabilisation. Vous devez responsabiliser vos proches en leur déléguant certaines tâches que vous faites habituellement. Pour ce faire, essayez de mettre en place un tableau de bord expliquant vos attentes par rapport à la tâche. Vous devez ensuite les communiquer aux personnes concernées.

 

Vous devez également avoir une chose importante en tête. Les résultats escomptés pour la délégation d’une tâche doivent être clairs, mesurables et surtout raisonnables. Si vous voulez par exemple que vos employés fassent 20 ventes par jour, soyez le plus clair et précis possible. En disant seulement « faites un maximum de ventes », vous pourrez instaurer une certaine ambiguïté auprès de vos collaborateurs. D’ailleurs, il est indispensable de responsabiliser vos salariés en leur expliquant les impacts de leur réussite pour l’entreprise.

 

Cette responsabilisation peut être transposée dans le cercle familial. Pour responsabiliser vos enfants par exemple, vous devez leur déléguer les petites tâches ménagères (rangement de linge, rangement de chambre, pliage du linge…). Ils se sentiront ainsi valorisés et apprendront à être responsables concernant le fonctionnement de la maison.



Conseil n°6 : Vérifier régulièrement les tâches déléguées

La vérification doit être systématique lorsque vous déléguez une tâche. Certes, vous n’aurez pas le temps de toujours tout vérifier, mais du moins vous devez le faire au début. Après, le délégataire saura exactement ce que vous attendez de lui. Dans le cadre d’une délégation de tâches, vous devez savoir que les erreurs sont quasi inévitables. Vos collaborateurs peuvent très bien en commettre. Cela ne devrait pas vous freiner dans votre avancée. Au contraire, vous devez les motiver encore plus pour qu’ils montent encore plus en compétence. Au final, vous n’aurez plus de mal à leur déléguer les tâches.

 

Conseil n°7 : Trouver une personne de confiance

Ce cas concerne surtout les dirigeants d’entreprise. La confiance reste un problème de taille en matière de délégation. Il peut arriver que la personne de confiance ne soit pas encore sous vos yeux. Aussi, vous avez du mal à confier la tâche en question à un de vos collaborateurs. Pour pouvoir déléguer, vous devez ainsi tout mettre en œuvre pour trouver la bonne personne.

 

Pour ce faire, commencez par déterminer les compétences requises pour le poste à pourvoir. Posez-vous les bonnes questions : qu’est-ce que j’attends de cette personne ? Quelles qualités devrait-elle avoir ? Une fois vos exigences déterminées, vous devez essayer, par tous les moyens, de trouver la personne répondant aux critères. À cet effet, il est conseillé de ne pas se précipiter. Prenez plutôt le temps de bien choisir pour que ce soit plus facile de déléguer les tâches. Aussi, n’hésitez pas à poser des questions ouvertes pour mieux cerner la personnalité du candidat. Vous pouvez également utiliser votre réseau personnel et vous faire recommander des personnes de confiance.

 

Conclusion

Au final, déléguer des tâches est avantageux, tant pour soi-même que pour autrui. En effet, vous aiderez votre entourage à monter en compétence et aurez plus de temps pour vous améliorer dans tel ou tel domaine. La délégation de tâches constitue également une marque de confiance. Elle peut aider à consolider les relations que vous avez avec votre équipe ou vos proches. Aussi, tout le monde en sort gagnant. Mais encore faut-il savoir déléguer de manière efficace.

 

Vous voulez en savoir plus ?

Pour en savoir davantage sur ce thème, consultez les ouvrages suivants :

• « L’art de déléguer », Jean-Ange Lallican, édition Dunod, 18 mars 2015
• « Kit pour manager : Savoir déléguer de façon efficace », Muriel Vignau-Colombiès, éditions Edilivre, 27 avril 2016