Établie par l’auteur du même nom, la loi de Carlson décrit les dommages provoqués par les interruptions sur la productivité dans l’univers professionnel. Selon Sune Carlson, les tâches interrompues perdent en efficacité et prennent du temps en comparaison à celles effectuées de manière continue. La perte de temps engendrée par ces discontinuités est plus importante que la durée de l’interruption en elle-même. Reprendre le travail s’avère parfois pénible et les pauses involontaires ont tendance à causer du stress. Pour faire face aux mangeurs de temps, la loi de Carlson est une solution permettant de garder la productivité.

 

Comprendre la Loi de Carlson

Dans son livre Executive behaviour, Sune Carlson développe la répercussion des éléments perturbateurs sur une journée de travail. L’économiste a mené ses premières études sur un de ses supérieurs qui étaient sollicités toutes les 20 minutes. Ses questionnements se sont penchés sur la productivité et l’efficacité du cadre. Ainsi, il décida de comprendre l’impact de ces coupures sur le travail quotidien.

 

Le travail de l’auteur d’Executive behaviour a mis en évidence un constat : la réalisation d’une tâche en continu est peu chronophage et moins énergivore que lorsqu’elle est effectuée à maintes reprises. Il a posé les fondements de sa loi, également appelée « loi des séquences homogènes », la chasse aux mangeurs de temps est alors ouverte.

 

Faire la différence entre les pauses et les interruptions

Les pauses planifiées et désirées sont bénéfiques dans votre travail. Il est impossible de maintenir une concentration constante durant de longues heures. Les pauses sont donc nécessaires pour la productivité et la qualité du travail. En revanche, les interruptions fortuites ne tombent jamais au bon moment. Il est très important de comprendre la différence entre les pauses et les interruptions.

 

À titre d’exemple, votre collègue entre dans votre bureau durant son heure de pause pour vous dire : « je profite de ma pause pour te demander quelque chose, ça ne prendra qu’une minute ». Premièrement, votre collègue est en pause et pas vous. Deuxièmement, ce type d’interruption dure rarement « qu’une » minute.

 

Aujourd’hui, dans une entreprise, les sollicitations sont nombreuses, les cadres comme les salariés sont souvent perturbés par des distractions extérieures. Il est donc nécessaire de se protéger des mangeurs de temps, car tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps.

 

Les mangeurs de temps

Les mangeurs de temps sont des activités souvent chronophages ou multiples et qui rapportent de faibles résultats. En matière de priorités, un mangeur de temps est une activité sans grande importance.

 

• Les mangeurs de temps externes : les e-mails indésirables, les appels téléphoniques futiles, les conversations insignifiantes, les réunions fréquentes…
• Les mangeurs de temps internes : l’absence d’organisation de travail, les objectifs confus et changeants, l’incapacité à dire « non »…

 

Les mangeurs de temps sont présents dans toutes les activités. Ces parasites court-circuitent les activités prioritaires. Souvent, dans le monde du travail, ce sont les occupations faciles et agréables avec une récompense directe qui pousse les employés à procrastiner sur les tâches qui comptent réellement. Pourtant, il est interdit de remettre à demain ce que l’on peut réaliser aujourd’hui. Lorsque vous éprouvez des difficultés à vous mettre au travail, vous devez vous interroger sur les impacts de cette remise à plus tard et les avantages tirés de l’exécution immédiate.

 

En vous protégeant des mangeurs de temps, vous écartez toutes les activités susceptibles d’engloutir votre projet et votre temps.

 

Les conséquences des interruptions au travail

Dans l’imaginaire collectif, on pense que les petites interruptions de temps à autre n’impactent pas la productivité. Cependant, le manque de concentration sur une tâche peut énormément impacter l’efficacité et la productivité. Les pires ennemis d’un travail efficace, ce sont les interruptions répétitives.

 

Toujours selon Sune Carlson, vous dépensez moins d’énergie et vous gaspillez moins de temps lorsque vous vous concentrez suffisamment sur un travail en le réalisant en une fois et en continu. Effectuer une tâche en plusieurs fois est contre-productif. Le cerveau humain a besoin de quelques minutes pour essayer de se concentrer à nouveau sur la tâche initiale après avoir été perturbé.

 

Imaginons que vous êtes en train d’accomplir un travail. Votre collègue passe et commence à entamer une discussion avec vous. Cette interruption va impacter votre temps de travail de 3 façons :

 

• vous devez interrompre votre tâche pour écouter et comprendre ce que dit votre collaborateur ;
• vous devez penser à une réaction adaptée et lui donner une réponse ;
• vous devez ensuite vous rappeler où vous en étiez sur votre travail et reprendre ce que vous faisiez.

 

Sans vous en rendre compte, vous allez facilement perdre plusieurs minutes lors de chaque interruption. On peut déduire que les interruptions réduisent considérablement la qualité de la concentration.

 

Les pertes de concentration représentent une réelle menace pour la prouesse des entreprises. Les petites distractions et les perturbations empêchent le travail en profondeur. Les tâches complexes exigent souvent un niveau de concentration élevé. Or, cela n’est atteignable que lorsque vous vous concentrez de façon continue et ininterrompue sur le travail. Une fois votre attention perturbée, votre efficacité est fragmentée. Vos ressources mentales seront aussi impactées et vos chances de commettre une erreur ou un oubli vont augmenter. Plus le nombre d’interruptions s’accroît, plus votre attention est divisée et plus vous allez vous éloigner de votre objectif principal.

 

En somme, les suspensions de travail fréquentes engendrent des effets nuisibles sur la productivité et la qualité du travail.

 

Loi de Carlson : les solutions pour gagner en efficacité au travail

Plusieurs solutions permettent de gagner en efficacité au travail.

 

Regrouper les tâches de même nature

Se protéger des mangeurs de temps ne vous rendra pas plus productif si vous n’êtes pas capables d’organiser votre travail. Pour être efficace, évitez d’être multitâches. Vous devez accorder le temps nécessaire à un projet et y apporter une attention exclusive. Regrouper et traiter les tâches de même nature pour pouvoir mieux se retrouver. Vous devez aussi :

 

• étudier le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche et respecter le deadline ;
• fractionner les tâches trop importantes en modules pour un traitement plus facile ;
• s’accorder des temps de pauses réguliers pour pouvoir rester concentré et recharger votre énergie ;
• se concentrer uniquement sur la tâche en cours de réalisation.

 

Pour optimiser efficacement votre gestion du temps, vous pouvez avoir recours à des outils comme la méthode Pomodoro.

 

Se protéger des mangeurs de temps

La consultation des e-mails tout au long de la journée est contre-productive. Évitez également d’être distrait par les notifications des applications et des réseaux sociaux. Concernant vos collègues, vous devez les informer que votre temps est précieux. Pour gérer efficacement votre travail :

 

• consultez votre boîte mail qu’une ou deux fois par jour à des heures fixes et avec une durée bien déterminée ;
• établissez une tranche horaire pour chaque tâche ;
• faites des pauses à des heures fixes et pendant une durée précise ;
• prévoyez un créneau pour vous ouvrir aux échanges.

 

Vous pouvez adapter votre organisation en fonction de votre travail, de votre environnement ou de vos besoins.

 

Évitez les distractions

Vous avez défini vos priorités ? Parfait ! Maintenant vous devez vous assurer que vos collègues ou vos collaborateurs respectent votre organisation. Inutile d’éviter les distractions extérieures si vous comptez naviguer sur le web en pensant à votre prochaine destination de vacances. Pour être productif durant vos tranches horaires bloquées vous devez:

 

• mentionnez « Ne pas déranger » à l’entrée de votre bureau ;
• bloquez toutes réceptions d’appel ;
• désactivez les notifications de vos applications ;
• isolez votre bureau des bruits, le calme optimise la concentration.

 

Pourquoi adopter la loi Carlson ?

Adopter la loi Carlson est avantageux à bien des égards.

 

Pour un gain de temps

Comme le disait Carlson, un travail réalisé de manière continue prend moins de temps qu’une tâche effectuée en plusieurs fois. Pour être productif, le but n’est pas de terminer une tâche en 5 heures or qu’elle aurait pu être terminée en 2 heures. Une fois votre travail accompli, vous pourriez profiter pleinement d’un moment de détente avec votre collègue sans avoir à vous soucier des tâches inachevées.

 

Pour optimiser votre bien-être

Une tâche divisée et souvent interrompue engendre du stress. Le stress émerge lorsque vous avez l’impression de ne pas progresser ou d’avancer à un rythme très lent. La sensation de lenteur créée souvent de l’angoisse, ce qui va nuire à votre efficacité et vous perturber.

 

D’après la Direction Générale du Travail, cette situation contre-productive peut entraîner un burn-out chez un salarié, surtout si les coupures deviennent répétitives. Or, si vous êtes en situation de stress chronique, vous serez dans l’incapacité de mener à bien votre mission.

 

Les lois similaires à la loi de Carlson

Les études menées sur l’efficacité en entreprise sont nombreuses. Plusieurs lois ou principes permettent également d’apporter un réel changement sur votre approche du travail et votre gestion du temps. Parmi elles, on peut citer :

 

La loi de Parkinson 

Cyril Northcote Parkinson a effectué une étude qui démontre qu’une tâche s’étale de manière à occuper tout le temps qui a été accordé pour son accomplissement. Cette loi atteste qu’il est important de fixer des deadlines réalistes pour chaque projet.

 

La loi d’Illich

Ex-curé universitaire, Ivan Illich est un penseur autrichien écolo. Il a démontré qu’au-delà d’une certaine limite, l’efficacité d’une personne diminue ou devient négative. Cette étude met en évidence l’importance de s’accorder des pauses pertinentes régulièrement en fonction du rythme du travail.

 

La loi de Laborit

Henri Laborit est un chirurgien et neurobiologiste français. Il s’est intéressé sur le comportement humain et a prouvé que nous sommes à la recherche d’une satisfaction immédiate et avons tendance à éviter le stress. Notre cerveau nous oblige inconsciemment à réaliser en premier les tâches qui nous procurent plus de plaisir.

 

La loi Hofstadter

Douglas Hofstadter a établi une loi sur la tendance aux dépassements. L’inventeur américain a mis en évidence que les événements prennent plus temps que prévu, même en tenant compte de sa Loi. Pour l’universitaire, il est important de prévoir un retard qui est fréquemment inéluctable, voire même supérieur à ce qu’on avait envisagé.

 

On peut aussi citer la loi de Pareto. Selon cette théorie, 80% des résultats viennent de 20% des actions. 20% du travail réalisé dans une entreprise génère 80% des résultats. Il y a aussi la loi de Douglas qui stipule que plus on a de la place dans un espace, plus on s’étale.

 

Mettre à profit la loi de Carlson : résumé

Les interruptions sont contre-productives en matière de travail. Le fait d’être dérangé fréquemment trouble considérablement l’efficacité. Les petits évènements ou les faits habituels se produisant dans le quotidien professionnel peuvent être de véritables mangeurs de temps.

 

Au lieu d’interrompre votre travail en regardant vos mails toute la journée, préférez réserver un créneau dédié pour les vérifier. Il est également préférable de couper toutes les éventuelles sources de distraction afin d’avoir une concentration optimale sur une tâche précise. S’éloigner des mangeurs de temps implique de mettre votre téléphone en silencieux et de prévenir vos collègues qu’il ne faut pas vous perturber durant une période temps.

 

Pour bénéficier des avantages des « séquences homogènes », vous devez regrouper toutes les tâches de même nature pour les effectuer ensemble. Ainsi, vous serez capable de gérer efficacement votre temps. En adoptant ces habitudes, vous arriverez à établir des emplois du temps qui se synchroniseront avec vos capacités et votre rythme quotidien.

 

Pour mettre à profit les capacités de la loi de Sune Carlson, vous devez réaliser une mission à la fois au lieu de jongler entre plusieurs tâches. Ainsi, vous serez au sommet de votre productivité et vous éviterez de gaspiller votre temps.

 

Conclusion 

Sune Carlson a su démontrer que les interruptions nuisent gravement à la productivité. De nombreux facteurs peuvent entraver la concentration. Il faut compter entre 3 à 5 min pour pouvoir se remettre à la tâche. Les interruptions et les distractions constituent une perte de temps importante sur une journée de travail. La solution ? Les réduire au maximum. En prenant en compte la loi Carlson et ses principes, vous serez capable d’être plus efficace au travail et dans la gestion de vos activités.

 

Sources

• Executive behaviour : a study of the workload and the working methods of managing directors / Carlson Sune.
• Gestion du temps pour managers et professionnels débordés/ Bien gérer son temps, bien faire ce qui est important / de Hervé Coudière.