Avez-vous déjà eu ce sentiment de confusion en entrant dans votre bureau, comme si vous aviez perdu le contrôle de votre propre espace de travail ? N’ayez aucune honte à cela, ce genre de situation peut arriver à tout le monde !  Au départ, en effet, vous pensiez que le désordre sur votre bureau était inoffensif, voire même normal. Vous vous êtes dit que plus tard vous alliez le ranger, mais au fil du temps, les dossiers s’empilent jusqu’à ce que vous ne puissiez plus vous retrouver dans ce bric-à-brac. Et le pire, c’est que plus vous disposez d’espace, plus vous avez tendance à étaler vos affaires.  Cette habitude peut impacter pourtant votre productivité, votre confort et même votre santé mentale.

 

Selon la théorie de Douglas, « Plus on a de place, plus on s’étale ». Par la force des choses, votre bureau se trouve donc encombré jusqu’à engorger même votre esprit. Mais comment expliquer cette manie ? Intéressons-nous de près à cette fameuse loi de Douglas.

 

 

Le mystère de la loi de Douglas : une origine insoupçonnée

Le phénomène de la Loi d’Hofsdater, tout comme celui de Murphy, est désormais bien connu de tous, et bel et bien attribué à son créateur. En revanche, la loi de Douglas est une théorie largement répandue, mais dont l’origine reste inconnue. Malgré des recherches approfondies, personne n’a encore réussi à retrouver celui ou celle qui l’a élaborée. Mais comme il a fallu dénommer cette loi, le nom de « Douglas » s’est alors imposé.

 

Bien que personne ne sache vraiment qui est ce Douglas à qui l’on attribue cette loi éponyme, cette dernière est tout de même très utilisée dans de nombreux domaines. Mais alors, comment croire en l’expertise de quelqu’un qui promeut l’organisation si personne ne peut le joindre ? Pathétique non ? Ce qui nous importe, ici, c’est la loi en elle-même, ainsi que la façon de l’appliquer pour remédier au désordre constant qui règne dans notre bureau. Mais là encore, n’est-ce pas une conclusion tirée d’une loi sans véritable fondement ? En effet, dans la sphère professionnelle, tout comme dans notre quotidien, il y a simplement des individus dotés d’un sens inouï de l’organisation, et d’autres qui ont plus de difficultés à s’organiser.

 

 

De l’ordre dans le désordre

Le principe « Un esprit sain dans un bureau sain » est souvent cité pour justifier l’importance du rangement dans le cadre professionnel. Les partisans de cette approche soutiennent qu’un bureau bien rangé permet de lutter contre l’étalement et favorise naturellement la productivité, en limitant le temps perdu à chercher des affaires. En effet, un espace de travail bien organisé peut aider à éviter le stress et améliorer l’efficacité.  Cependant, il est important de garder à l’esprit que l’être humain a tendance à combler les espaces vides. Plus l’espace de travail est grand, plus il est facile de le remplir et plus il est devient difficile de s’y retrouver. Le problème ne découle donc pas des dimensions de l’espace que vous occupez. Que votre bureau soit petit ou grand, le résultat sera le même : le souci réside principalement dans la mauvaise gestion de l’espace. 

 

La mauvaise gestion de l’espace, de quoi s’agit-il exactement ? Ceci fait référence à une utilisation inadéquate ou inefficace de l’espace disponible dans un environnement de travail. Quand trop de documents s'empilent sur votre table, vous pensez de suite qu’il vous faut un bureau plus spacieux. Mais la loi nous fait comprendre que ce n’est pas forcément là la solution. Avant de prendre des mesures pour échapper à ce phénomène, il convient d’abord de cerner ses causes.

 

 

Le désordre au travail selon la loi de Douglas : comprendre les causes sous-jacentes

Voici les raisons principales d’un désordre permanent dans un bureau, quelles qu’en soient les dimensions :

 

#1 Le manque d’organisation 

Il vous est difficile de maintenir l’ordre si vous n’adoptez pas un système de gestion efficace des documents et des fournitures se trouvant sur votre bureau. En effet, l’adoption du principe d’organisation commence dès l’enfance. Si vous voulez faire de vos enfants des adultes bien organisés, habituez-les à des consignes de type : « Vas ranger ta chambre » ou « Remets cela à  sa place après l’avoir utilisé ». Cette technique permettra aux tout-petits de comprendre l’importance de l’ordre et du rangement. En grandissant, ils développeront alors une aptitude naturelle pour l’organisation et n’apprécieront pas de vivre dans un environnement désordonné.

 

#2 La procrastination 

Plus connu par les expressions « Demain, je le ferai » ou « On verra cela après », la procrastination consiste à remettre à plus tard les tâches que l’on peut effectuer le jour même. Cette tendance peut évidemment entraîner des répercussions négatives en termes d’organisation au quotidien, et l’accumulation du désordre en fait partie.

 

Procrastiner peut nuire à la productivité, en retardant l’exécution des tâches importantes. Au fur et à mesure que vous ne rangez pas, vos dossiers vont s’entasser jusqu’à ce que vous vous trouviez submergé sous une pile de documents à n’en plus finir. Et cette situation va entraîner, au passage, du stress, de l’anxiété et de la frustration.

 

#3 Les mauvaises habitudes de travail 

Certaines personnes sont plus productives dans un environnement désordonné, tandis que d’autres sont plus à l’aise dans un bureau bien organisé. Si vous faites partie de cette deuxième catégorie, mais qu’il vous arrive parfois de laisser des dossiers sur votre table au lieu de les classer correctement, cela va générer des retards et des erreurs dans vos tâches quotidiennes. Dans le cas contraire, le désordre n’aura aucun impact néfaste sur vos occupations professionnelles. En pratique donc, vos habitudes  peuvent être positives ou négatives en fonction de leur impact sur la qualité de votre travail.

 

#4 Un problème de santé mentale

Les personnes souffrant de déséquilibre mental sans gravité, comme le trouble déficitaire de l’attention avec ou sans hyperactivité (TDAH) ou le trouble obsessionnel-compulsif  (TOC), peuvent rencontrer des difficultés pour maintenir un environnement de travail organisé. Généralement, ces individus ont du mal à se concentrer sur les tâches de rangement, et leur motivation peut en être grandement affectée. A cet effet, même si vous leur proposez un cadre de travail relativement spacieux, il est toujours possible que ce bureau devienne rapidement encombré et désorganisé.

 

 

Astuces pour un bureau plus organisé

Votre espace de travail peut refléter votre personnalité et votre mode de vie. Un bureau bien agencé peut renvoyer l’image d’une personne disciplinée et rigoureuse. En revanche, si votre bureau est toujours en désordre, vous donnerez l’impression d’être une personne négligente, voire bordélique. Si vous en avez donc assez d’un bureau mal ordonné, commencez par :

 

Éliminer tout ce qui n’est pas nécessaire sur votre bureau

Posez-vous les bonnes questions. Avez-vous vraiment besoin de tous les objets qui se trouvent sur votre bureau ? Les utilisez-vous tous régulièrement ?

 

Par la suite, tout ce qui est inutile et encombrant, mettez-les à la poubelle. Pour les objets qui vous servent encore, classez-les. En même  temps, prenez soin de nettoyer régulièrement votre espace.

 

Utiliser des espaces de rangement 

Ne laissez pas toutes vos affaires s’étaler sur votre bureau. Si vous manquez d’espace sur votre table, utilisez des tiroirs, des boîtes ou des classeurs pour organiser vos fournitures et vos documents. Les étagères murales peuvent également être utilisées à cet effet.

 

Créer une zone de stockage hors bureau 

Si possible, créez une zone de  stockage en dehors de votre espace de travail principal. Cela peut être une pièce commune ou un placard. En déplaçant les fournitures que vous n’utilisez pas régulièrement, vous pourrez éviter l’encombrement de votre bureau.

 

Adopter des habitudes de travail efficaces

Bien que vous puissiez ne pas avoir l’habitude d’organiser votre espace, vous pouvez apprendre à le faire. Oui, les bons gestes s’apprennent au bureau ! Pour commencer, triez donc vos documents par ordre (numérique, alphabétique, ancienneté, etc.) et classez-les en conséquence. En répétant ce geste au jour le jour, vous profiterez d’un lieu de travail beaucoup plus ordonné.

 

 

La loi de Douglas : un phénomène mondial

L’étalement au travail est tellement courant que c’est devenu un fléau mondial. Et c’est la raison pour laquelle le rangement est désormais considéré comme une valeur importante, au point qu’une journée mondiale du rangement de bureau a été créée pour promouvoir cette idée. Elle a été organisée la première fois en 2013 et perpétue jusqu’à présent tous les 21 mars. Cette démarche vise à purger l’esprit et désencombrer l’espace de travail. Elle a également pour but de véhiculer l’importance d’un cadre professionnel ordonné pour favoriser une meilleure concentration et une productivité optimale. L'événement invite ici les employés à faire le tri et à se débarrasser des objets en trop se trouvant sur leur lieu de travail. 

 

 

Le champ d’application de la loi de Douglas

La loi de Douglas ne s’applique pas seulement aux bureaux physiques, mais également aux espaces de travail virtuels. Il se trouve qu’à l’ère des nouvelles technologies, de plus en plus de personnes opèrent désormais en ligne. Il est donc tout aussi important d’y appliquer les mêmes principes pour maintenir un bureau virtuel bien rangé et organisé.

 

Le rangement de votre bureau virtuel peut avoir un impact significatif sur votre performance et votre efficacité. En effet, si celui-ci est encombré, vous pourrez avoir du mal à trouver vos fichiers ; ce qui pourrait ralentir l’exécution de vos tâches. Pour optimiser ainsi votre productivité, il est important de garder votre espace de travail bien rangé, notamment en classant les fichiers dans des dossiers clairement nommés et en supprimant régulièrement les fichiers inutiles.

 

 

La loi de Douglas : un sujet controversé

Il est de plus en plus crucial d’être productif et performant dans le milieu professionnel. En effet, aucun employeur ne souhaiterait engager un collaborateur qui ne serait pas efficace. Mais pour atteindre cette efficacité faut-il que l’espace de travail soit toujours bien organisé ? Eric Abrahamson, n’est pas du même avis. Ce professeur de management à la Buisness School de l’Université de Columbia affirme que : « Un peu de désordre entraîne beaucoup de profit ». Dans son ouvrage, il met l’accent sur l’importance du désordre et soutient que cela peut être bon et productif. Selon lui, un bureau mal rangé peut être une source de créativité et contribuer à une plus grande efficacité professionnelle.

 

La loi de Douglas, de son côté, juge le désordre comme un frein à la productivité au travail. Des documents éparpillés, des piles de papiers sur le bureau, etc. peuvent attirer l’attention et distraire l’employé de la tâche qu’il doit accomplir. Non seulement la désorganisation limite l’espace de travail disponible, mais perturbe en même temps le bien-être et le confort de l’employé. Et pour couronner le tout, elle peut affecter l’image professionnelle de l’individu. En bref, un bureau désordonné peut nuire aux relations avec les clients et avec les autres collaborateurs.

 

Face à ces deux idéaux divergents, il est compliqué de déterminer quelle habitude reste la meilleure à adopter. En fin de compte, l’essentiel est de prendre en considération que chaque individu possède une méthode de travail unique, et que la propreté et l’organisation de son espace de travail ne sont pas forcément des indicateurs du niveau d’aptitude professionnelle.

 

 

Vous voulez creuser davantage sur ce sujet ?

Pour en savoir plus, voici quelques ouvrages qui pourront vous éclairer :

• « S’organiser pour réussir : Getting things done » ou « The Art of Stress-Free Productivity » de David Allen – Ce livre propose une méthode pour mieux organiser son travail et éviter l’éparpillement des tâches.
• « Atomic Habits : An Easy & Proven Way to Build Good Habits & Break Bad Ones » de James Clear ;   Traduit et publié en français chez Hugo&Cie sous le titre « La méthode Atomic Habits : Faire évoluer ses habitudes en douceur et changer de vie » – Cet ouvrage détaille la manière dont nos usages influencent notre productivité, et propose des stratégies pour développer de bonnes habitudes.
• « La magie du rangement » par Marie Kondo, un best –seller vendu à plus de 2 millions d’exemplaires, qui partage des conseils pratiques sur le rangement et le développement personnel par la méthode « KonMari »